Visión General


Directorio de Programas y Proyectos fue desplegado en Abril 2010. Abajo encontrarán respuestas a preguntas que hemos recibido hasta el momento de varios colegas de todo el mundo que han comenzado a usar el Directorio. Las hemos traducido y publicado aquí porque talvez encuentre algunas respuestas que puedan ser de ayuda. Vamos a seguir compartiendo con ustedes las preguntas y respuestas (Frances; Ingles). Sin embargo, si no encuentra respuestas a las preguntas que tiene en el documento de “Preguntas Frecuentemente Hechas”, por favor envíe un correo electrónico a directoryhelp@care.org y recibirá una respuesta en 24 a 48 horas. Las ofrecemos en el formato de “Preguntas Frecuentes”, para su uso. Por favor, continúe contactándonos, usando directoryhelp@care.org para dar respuestas a sus preguntas y nosotros continuaremos proveyendo respuestas en el wiki. Todas las preguntas, preocupaciones y respuestas están organizadas bajo las siguientes tres categorías:
  • Sitio del Directorio y Flujo de Trabajo
  • Formularios de Programa y Proyecto
  • Guía del Usuario del Directorio

También hay una sección de recursos en la parte inferior de la página, en donde se tiene acceso a la Guía del usuario en inglés, francés y español.


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Sitio del Directorio y Flujos de Trabajo



Pregunta: Cada vez que se otorga un proyecto a una oficina de país de CARE USA, se envía un pedido para un PN al oficial de coordinación de la unidad regional (RMU liaison en inglés). Este oficial completa el formulario de proyecto que es enviado a la unidad regional para su aprobación. Una vez que la unidad regional aprueba el pedido, se asigna un PN. ¿Qué documentos deberían de ser enviados por las oficinas de país a las unidades regionales para que puedan completar los formularios de proyecto? ¿Se envía la propuesta del proyecto y el IPIA, firmados por la oficina de país, el miembro de CARE pertinente y la unidad regional? ¿Es el oficial de coordinación de la unidad regional quien cargará estos documentos claves al Directorio y también completará el formulario de proyecto? (DRD)

Respuesta: Se debe de distinguir los requerimientos para pedir un PN de aquellos para obtener un FC. El IPIA es relevante para los FC, pero no para los PN. La propuesta de proyecto, de otra parte, debería de ser enviada para un nuevo PN. Con mayor generalidad, un PN puede asignarse sin tener fondos de un donante externo. Muchas OP usan fondos irrestrictos, por ejemplo, para desarrollar propuestas y en base a ellas buscan donantes. Un PN no necesariamente necesita un contrato. La OP también podría enviar una nota de concepto si una propuesta de proyecto aun no ha sido desarrollada. Esto también es coherente con la lógica transición a programas. Estamos trabajando en la coordinación de unidades regionales sobre los requerimientos de envío para los nuevos PN y actualizaremos a todos con más información próximamente. Hasta entonces, por favor, continúe usando el proceso existente para nuevas solicitudes PN.


Pregunta: ¿Debe la unidad regional continuar aprobando los IPIA antes de que sean enviadas al oficial coordinador de la unidad para cargarlo al Directorio? Ésta es una práctica corriente en la unidad para el Medio oriente para todos los proyectos otorgados mayores a $ 200.000 y, tal como lo vemos, es un requerimiento de CARE Internacional. Este ciclo debería, entonces, de ser el siguiente: Las OPs reciben la aprobación de un proyecto, preparan el IPIA con firmas del miembro de CARE y la unidad regional, envían el IPIA y la propuesta al oficial de coordinación de la unidad regional para cargarlo al Directorio, y el coordinador de la unidad llena el formulario de proyecto y incluye el IPIA y la propuesta en el Directorio. La unidad regional aprueba el proyecto y el PN es asignado.(DRD)

Respuesta: Estamos trabajando la coordinación en esta porción de aprobación del proceso. Por favor siga sus procesos existentes hasta el presente momento; contactaremos a todos con más información en un tiempo corto. Estamos buscando maneras para simplificar más el proceso y para eliminar redundancias.


Pregunta: Entendemos que los IPIA con otros miembros de CARE Internacional son considerados subacuerdos. ¿Deberán de ser incluidos los IPIA en la base de datos de subacuerdos, al igual que en el Directorio? (DRD)

Respuesta: No. Uno de las metas con todos los nuevos sistemas (el Directorio, la base de datos de subacuerdos y Ubora es justamente el evitar la duplicación. El Directorio no reunirá estos subacuerdos. Serán parte del ASA.


Pregunta: Ya que tanto el director regional como el subdirector de calidad programática serán notificados sobre la aprobación de un PN ¿pueden los dos ser notificados acerca de la aprobación? La razón para esto es que debemos de viajar mucho y tal vez no podamos lidiar con ello de inmediato. Así que, si yo viajo y no tengo una suficientemente buena conexión para la aprobación en línea, tal vez el director regional pueda hacerlo y sería de ayuda recibir una copia de la notificación a la OP, de que el PN ha sido aprobado, para que yo pueda saber que esto ha ocurrido.(DRD)

Respuesta: Estamos trabajando con el departamento de TI sobre este punto y las instrucciones serán enviadas a través de la Guía del Usuario en julio. El director de programa de la OP, el Coordinador de la unidad regional, el director y el director adjunto serán notificados tanto sobre la aprobación y rechazos de los nuevos proyectos.


Pregunta: Nuestras oficinas en los países balcánicos (Serbia, Bosnia y Kosovo) están en transición hacia la membresía líder de CARE Deutschland a partir del uno de julio, pero continuarán estando bajo el Manejo de la unidad regional hasta el fin del FY12. ¿Debe CARE Deutschland poner números de proyecto para estas oficinas?(DRD)

Respuesta: Esta decisión sería más larga y de una diferente naturaleza que la del sistema de Directorio. Si se decide que la oficinas de los países balcánicos continúen obteniendo sus PN de USA, entonces pueden continuar usando el sistema para la generación PN, tal y como está programado al presente momento. Si se decide que CARE Deutschland tratará sus PN, entonces, ellos pueden usar la opción para OPs que no sean de CARE USA y simplemente crear formularios con sus PN. Recomendaría que los PN continúen siendo generados de la misma manera para asegurar consistencia y acceso a la información compartida alrededor de CI. Esto ahorraría mucho trabajo, pues eliminaría la necesidad de tener una generación PN, dentro de CARE Deutschland. Sin embargo, el cómo se maneje la generación de PN, luego del año fiscal, cuando lo proveniente de países balcánicos esté bajo tutela o manejo de CARE Deutschland, es decisión de la administración. Nosotros haremos nuestro mejor intento de acomodar aquella decisión en el Directorio, una vez que hayamos sido provistos con más información sobre lo que ocurre luego del FY12. Hasta entonces, las oficinas balcánicas deben de usar el proceso existente para la generación PN, descrita en la Guía del Usuario.

Pregunta: ¿Quién cargará los formularios de programa/proyecto - CARE Deutschland o las OPs?(DRD)

Respuesta: De la misma manera descrita arriba, si las oficinas Balcanes son gobernadas como oficinas CARE USA y necesitan PN generados de esta manera, entonces pueden usar las opciones para OPs que no son de CARE USA en la Guía del Usuario y cargar sus propios formularios. Entonces no hay una necesidad real para que esta función sea transferida a CARE Deutschland. De otra parte, cuando CARE Deutschland los esté liderando, será como cualquiera de los otros miembros más allá de USA, que no actúan con una función directa en el Directorio, pero más bien apoyan sus OPs en su uso. Asimismo, en tanto que continúen constando como OP de CARE USA, ellos pueden seguir el proceso de contactar al coordinador de la unidad regional.

Pregunta:
¿Tienen otros miembros de CARE Internacional acceso al Directorio y han sido capacitados sobre cómo usarlo (y si no, cuándo serán capacitados)?(DRD)

Respuesta: A todo el personal de CARE que tenga un nombre de usuario y contraseña de CARE se le permite acceso al Directorio. En casos en donde se requiera un nombre de usuario y una contraseña, el personal de cualquiera de los miembros CI puede hacernos llegar un correo electrónico a directoryhelp@care.org y los ubicaremos en una cuenta. Estamos, al corriente, diseñando módulos de capacitación para el uso de datos fuera del Directorio, lo cual también será compartido con todos. La capacitación sobre cómo usar el sistema, será compartido con miembros de CARE para julio, cuando los datos sean asequibles para su uso.

Pregunta: Puede ser de ayuda saber que, al presente en África del Oeste incluimos:
(DRD)
Presupuesto de proyecto
El IPIA firmado y/o cualquier acuerdo específico con donantes (lo cual significaría que el punto dos está cubierto, aprobaríamos IPIA antes del envío de números PN)
El formulario de pedido de PN- pero yo supondré que esto se reemplaza por los formularios de proyecto del directorio.


Respuesta: En la información adicional que incluya en su región, por favor siga el proceso existente respecto a la documentación que envía, ya que estamos trabajando en una función, dentro del Directorio, la cual servirá para cargar y visualizar, posteriormente, documentos relevantes. Necesitamos trabajar el asunto de qué documentos se cargan dónde (base de datos de subacuerdos, Directorio, etc.).

Pregunta: También, para las OP bajo CAP (plan correctivo), todos los nuevos proyectos requieren un análisis de riesgos y un plan de manejo que es aprobado por la unidd regional y por Atlanta antes de asignar un PN.(DRD)

Respuesta: Sí, por favor continúe haciendo lo que está haciendo al corriente. Estamos trabajando con la coordinación de unidades regionales y ellos están trabajando para sortear qué documentos deberían de ser cargados y en qué proceso o secuencia se debe de hacer, para que no haya una duplicación del trabajo, pero tampoco debemos de omitir información importante relacionada a los proyectos aprobados. Si continúa enviando a las Liasons lo que al presente debe de enviar para las OP que estén en planes correctivos, ellos sabrán cómo manejarlo cuando se requiera un PN. Por favor, sigamos expandiendo el proceso mientras lo implementamos, sabemos que el sistema no es perfecto, pero estamos trabajando sobre ello.

Pregunta:
Cuando el proceso de aprobación del PN se complete: Yo realmente creo que las OP deberían de llenar el formulario de proyectos para proyectos nuevos para que pueda ahorrar tiempo a la coordinación de la unidad regional y también evitar que las OP hagan demasiada edición del formulario de proyecto, posteriormente. Esto es doble trabajo. Las OP necesitan enviar la información a las coordinadoras (liasons) de todas maneras, así que ¿por qué no enviar la información a través del formulario?(DRD)

Respuesta: Esta es una sugerencia interesante. Cuando empezamos diseñando el flujo de las tareas en el sistema, se sugirió que tenemos que balancear la carga de trabajo entre los coordinadores de unidades regionales y las OP. Sin embargo, estamos considerando algunas sugerencias nuevas para el flujo de trabajo y los temas relacionados con el Grupo de Coordinación de las unidades regionales e incluiremos esto en la lista. Debemos de considerar con cuidado y de discutir con aquel grupo y avisaremos sobre cualquier cambio.

Pregunta: También tenemos las OP de CARE Francia y Canadá, yo he asumido que no se requerirá de ellas que usen el Directorio. ¿Es esto correcto?(DRD)

Respuesta: Sobre las OP de CARE Francia y Canadá: El Directorio es un proceso manejado y dirigido por CI, y es el único de este tipo. Como tal, se requiere de todas las OP, sin importar el miembro líder. La única porción de OP que no son de CARE USA que están exentos de esto es la generación de nuevos procesos PN, seguidos por CARE USA. La Guía del Usuario tiene secciones especiales para OP que no son de CARE USA, sobre cómo llevar a cabo el proceso y llenar los formularios del Directorio. Por favor guarde los correos de la OP directoryhelp@care.org, si se necesita de una instrucción y apoyo especial, estaremos contentos de proveerla.

Pregunta:
También seria útil dejarnos saber la fecha en que las nuevas reglas estén vigentes- ya que tenemos muchas preguntas por parte de diferentes partes de la organización al presente para una respuesta urgente y estamos usando nuestro proceso “usual”.(DRD)

Respuesta: La fecha para que el Directorio empezara a funcionar fue el día en que Marcy Vigoda lo envío. Está cargado y corre: fuera de línea en 3 idiomas; en línea en inglés, al momento, y en francés y español, para el 19 de mayo. Las OP pueden comenzar a cargar los datos desde ya para que no tengan la presión al final de año. Por favor continúe enviando al coordinador lo que siempre ha enviado para pedir un PN y volveremos a ustedes con cualquier cambio al proceso. De otra parte, todo funciona como descrito en la Guía del Usuario y está funcionando ahora.

Pregunta: Por favor aconseje si se requiere de nosotros el subir diferentes proyectos regionales.(DRD)

Respuesta: Cada OP que tenga un PN para este proyecto, debe de completar un formulario para aquel. Necesita incluir la parte que le corresponde. En el formulario de proyecto, es importante llenar la pregunta 2 y la pregunta 4 cuidadosamente para los proyectos regionales. La pregunta 2 indaga qué OP está enviando el formulario. La pregunta 4 indaga qué otras OP en la región son parte del proyecto. Si la unidad regional un PN separado para cada proyecto, la coordinación de la unidad regional creará un formulario separado también.

Pregunta: Entonces, ¿debe nuestro mensaje a las OP ser “empiece a cargar los formularios de proyecto para proyectos actualmente en curso, pero mantenga los procedimientos para PN, hasta que se comunique lo contrario? (DRD)

Respuesta: Sí, precisamente, ellos deben continuar enviando a la Coordinación (Liasons) lo que ellos siempre habían enviado para nuevos PN y deberían de trabajar cargando los datos sobre los proyectos existentes (y programas, en donde fuese posible) con los PN existentes.
Solo una breve observación sobre programas: nosotros sabemos que tal como ocurre con muchos programas aún se está en los estadios iniciales de diseño y el personal puede sentir que aun no tienen mucho que reportar sobre ellos. Sin embargo, será importante conformar los formularios de programas e ingresar lo que se puede en estos formularios. Por ejemplo, Egipto ya debería de estar completando su formulario de programa para el programa de empoderamiento de mujeres, aun cuando saben que la planificación y la información pueden cambiar. Por favor motive a sus OP a que no esperen tener “la información completa”- los formularios de programa son flexibles y deben de conformarlos ahora. De esa manera, nosotros podemos hacer el conteo y distribución y eliminar la necesidad de mantener varias matrices y diferentes pedidos de información por parte de CARE USA.


Pregunta: También nos damos cuenta que las OPs deben de estar completando el ingreso de datos entre abril y el 1 de julio. ¿Se estarán enviando actualizaciones las unidades regionales para ayudarnos a saber del estatus de las actualizaciones? (DRD)

Respuesta: Al enviar actualizaciones del estatus de la información al director adjunto de la unidad regional, uno puede en realidad ver cuál OP ha ingresado y se puede hacer esto tan pronto como se desee, visualizando todo lo ingresado al sistema en el momento que uno hace abre y entra. Para eso, solamente hace falta seguir los siguientes pasos:

Para visualizar todos los proyectos:
(DRD)
Ingrese
Selecciones la pestaña RD/DRD
Haga clic en el vínculo “ visualizar todos los formularios de proyecto” a mano derecha en la página
Será redireccionado al Directorio de Proyecto. Haga clic en la columna de “Oficina de País” y una lista se desplegará. Ahí puede escoger un orden ascendente o descendente para sortear todos los formularios.
Baje a la lista de proyectos en el país de interés. Aquí puede visualizar la lista de proyectos para esa OP específica. Haga clic en “Nombre de Proyecto” para abrir el archivo, si desea visualizar un formulario específico de proyecto.


Pregunta: Acabo de estar en el Directorio y no hay proyecto ni formularios de proyecto. ¿Esto significa que globalmente, nadie está aun cargando?(DRD)

Respuesta: Si no ve ningún formulario, esto significa que nadie ha cargado nada aún. Tan pronto como las OP carguen los formularios, debería de poder verlos (y no solamente de su región en particular, si no para todos). Siga revisando.

Pregunta:
He pedido mi contraseña; ¿cómo accedo al Directorio? (Personal de OP)

Respuesta: Por favor envíe un correo electrónico a directoryhelp@care.org y trabajaremos con IT para volver a formular su contraseña.

Pregunta: Múltiples personas en la OP necesitan tener acceso al Directorio, pero al momento, no tiene una contraseña de CARE. ¿Qué debemos hacer? (Personal de OP)

Respuesta:
Por favor envíe un correo electrónico a directoryhelp@care.org con los nombres del personal y trabajaremos con IT para crear cuentas para ellos.

Pregunta:
Cuando tratamos de enviar nuestro formulario, nos llevó de nuevo a la ventana de ingreso y perdimos los datos ingresados en el proceso. ¿Qué pudo haber ocurrido?(Personal de OP)

Respuesta: Si trabaja con formularios en línea, el sistema está dispuesto para salir en una hora. Debe de hacer clic en enviar (en el 4to paso del formulario) o antes de que pase una hora, pues, de lo contrario, los datos se perderán. Si no puede completar su ingreso de datos dentro de una hora, envíe el formulario y luego siga las instrucciones en la guía del usuario para actualizar los formularios existentes.
Por favor, decida con cuidado si la opción en línea o fuera de línea (Excel ) es la mejor para su OP, basándose en la situación de la conectividad. Si está perdiendo datos no por la programación de salida o de cierre, si no porque su conexión a Internet cae, puede ser mejor ahorrar tiempo y trabajo y usar los formularios Excel. Esto también le da la opción de actualizarlos en línea después, cuando su conectividad mejore.


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Formularios de Directorio


Pregunta: ¿Puede clarificar qué es un Código de Programa? Cualquier guía acerca de cómo usarlos en SCALA sería muy bienvenida.(DRD)

Respuesta:
Los Códigos de Programa son números que el equipo PI, del equipo de Ubora y el equipo de Lora Wuennenberg están desarrollando. Serán similares a PN, solo que para programas y permanecerán consistentes a través de las divisiones de C- USA para permitirnos combinar datos programáticos con donantes y datos financieros con datos de desempeño organizacional, de una manera fácil. También estamos conversando con otros miembros CI sobre una inclusión más amplia. Están desarrollándose, mientras conversamos. En los Formularios de Directorio (tanto fuera como en línea) los espacios para Códigos de Programa están, al presente, bloqueados. Tan pronto como estén listos, enviaremos instrucciones y desbloquearemos los espacios relevantes. Así que no se preocupe por ingresarlos en este momento y la guía que está requiriendo vendrá pronto.

Pregunta: ¿Podremos cambiar el Nombre de Proyecto relacionado a un PN en el futuro? Uno de nuestros proyectos actuales puede volverse algo diferente y estamos considerando un cambio de nombre.(Personal de OP)

Respuesta: Ésta es una buena pregunta relacionada a los Nombres de Proyectos. Si su proyecto se convierte en algo tan diferente que precisa cambiar el nombre, como al parecer, se afirma, debería de conseguir un nuevo PN para él. Al presente, el sistema de Directorio se cierra del nombre del proyecto y del nombre del archivo que carga para él. Si tiene un archivo para el proyecto antiguo en el Directorio, entonces usted ingresa y cambia el nombre y los datos. De esa manera, la información antigua desaparecerá y no habrá ningún registro de aquel trabajo previo. Así que, en vez de aparecer como si se hubiera hecho el proyecto A, de mayo a diciembre, luego continúa con el proyecto B, de diciembre a marzo, sólo aparecerá que se llevó a cabo el proyecto B. Tampoco se debe de usar nuevamente el mismo PN para el nuevo trabajo que ha evolucionado a algo diferente.
En cambio, debería obtener un nuevo PN para el nuevo proyecto con el nuevo nombre. Haga un formulario separado para éste. En ese formulario, tenga especial cuidado en contestar la pregunta, aún cuando ésta sea una continuación del trabajo previo o de un proyecto previo. De esta manera, los viejos datos no se perderán.


Pregunta: En la lista de grupos de impacto de ambos formularios:(DRD)
Podemos reagrupar las categorías de los grupos de impacto un poco, por ejemplo, poner mujeres cabeza de hogar y viudas, inmediatamente después de mujeres, en vez de luego de un par de selecciones posteriores, poniendo a los grupos minoritarios juntos, por ejemplo.
Añadiría a ex combatientes a la lista de los grupos de impacto
Necesitaría pies de página con definiciones de algunos grupos de impacto, por ejemplo la juventud se define a veces de manera muy amplia en algunos países y a veces las OP adoptan estas definiciones, pero qué define un miembro de CARE como “juventud”, a qué grupo de edad?
Cuál es la diferencia entre “pequeños granjeros” y “comprometidos en agricultura de subsistencia”? En nuestro contexto, la línea divisoria es delicada. Se necesita, de nuevo, una definición.
Existen grupos algo arbitrarios, tales como “personal de salud”, entonces, ¿por qué no incluir “profesores” etc.?


Respuesta: Lo que tenemos por ahora está basado en información de programas existentes al momento o bajo diseños al momento de compilar esta lista (categorías, por lo tanto, como “personal de salud”). Esto significa ser un poco amplio para que se pueda capturar varios grupos de impacto con los que las OP están trabajando, mientras se acomodan las capacidades IT de esta particular plataforma para que filtre datos (así, la habilidad de seleccionar múltiples descriptores, tanto como “mujeres” y “viudas”. Con seguridad es posible reagrupar las categorías que describen a los grupos de impacto y añadir otros descriptores cuando sea necesario. Un año de experiencia en el sistema y los datos enviados por OP nos mostrarán mucho de lo que necesita ser cambiado y refinado. Así pues, estamos planeando tener una revisión de lo que ha ingresado y de toda la retroalimentación, tal como aquella compartida y afinar luego, para el lanzamiento basado en todo eso. Guardaremos la retroalimentación, la archivaremos con todo lo que sea ingresado, le consultaremos de nuevo sobre cambios que necesitemos hacer para FY11. Esto asegurará continuidad y el aspecto longitudinal de nuestros datos. Así que, por favor, guarde todos sus comentarios. Todo será considerado e incorporado y es muy útil para mejorar el programa.

Pregunta: La pregunta sobre el grupo objetivo debería de referirse a “grupos objetivo” (plural) como un programa que deberá tener múltiples grupos objetivos. (DRD)

Respuesta: Efectivamente. Está en lo correcto. Muchas OP tendrán múltiples grupos objetivo. Son libres de ingresar todos éstos y el cambio necesario es notado.

Pregunta: Sobre medición de impacto: Aunque estoy de acuerdo con la idea de priorizar el reporte de datos de impacto sobre el empoderamiento de las mujeres y gobernabilidad, la obligación de reportar sobre ello para todos los proyectos y programas me preocupa un poco y no creo que vaya a ser factible. ¿Cómo se puede esperar que un programa para jóvenes ex combatientes en el Sur de Sudán reporte sobre el empoderamiento de la mujer? Claro, un cambio actitudinal en este grupo tendrá un impacto positivo sobre las mujeres y existen algunas actividades que se llevará a cabo con tal grupo d eimpacto, sobre el cual podemos reportar en términos de resultados (los alcanzados en hombres y jóvenes, etc.), pero no creo que podemos esperar que tal programa se reporte sobre los impactos en el empoderamiento de la mujer. Creo que esto debe de ser repensado. También creo que necesitamos clarificar que no se puede esperar de las OP que reporten sobre los indicadores de impacto anualmente. Esto generaría costos a nivel de OP para los cuales no existe dinero y llevar a cabo evaluaciones de impacto de manera anual no tiene mucho sentido, de todas maneras. (DRD)

Respuesta: La decisión es priorizar el empoderamiento de la mujer y la gobernabilidad: Se pasó mucho tiempo debatiendo este tema y es un compromiso que agrupa varias opiniones, y como tal, deberá funcionar para algunos y no para otros. Sostiene algunos puntos muy válidos que aún necesitan resolución antes de que despleguemos los niveles de impacto y resultados de la colección de datos el próximo año. Sugeriríamos que la medición del impacto del empoderamiento de la mujer sea considerado en El Cairo en la reunión sobre este tema. Podemos hacer cualquier cambio en el Directorio que refleje una decisión colectiva. También podemos poner a prueba cualquier cosa que creamos sea mejor antes de desplegar el plan a las OP, ya que el plan es tener una cuidadosa y deliberada fase de despliegue del impacto y resultado del próximo año, antes de empezar a pedir que todos reporten a este nivel.
Su clarificación de que no se espera que las OP reporten anualmente es absolutamente correcta. Estamos en el proceso de probar guías para la medición de impacto a nivel global, para que salga con indicadores de impacto y resultados. Clarificará la frecuencia de recolección de datos. Estamos intentando lograr tener una guía borrador para el fin del año fiscal en curso. Debemos incluir esto en los formularios de directorio hasta que se tenga la guía completa, pero la relevancia de este punto no será omitida cuando la guía se lleve a cabo y empiece el reporte sobre niveles de impacto.


Pregunta: Formulario de proyecto: Creo que se debe contar con que el grupo objetivo sea al que se refiere la pregunta sobre “cuánta gente participa en el proyecto” pero la guía no lo clarifica. Los grupos objetivo a veces participan más que los grupos de impacto. Siento que hay una desconexión entre la pregunta (sobre participación en el proyecto) y la guía que se provee (cuánta gente debe de alcanzar).(DRD)

Respuesta: También es un punto excelente. Al hacer borradores de las preguntas e instrucciones, hemos tenido que combinar algunas nociones de programa con nociones de proyectos y tomar en cuenta las necesidades, tanto a nivel de personal de programa y de comunicación, por ejemplo, de quienes visualizan el conteo de “número de personas alcanzadas”, de manera un tanto diferente. También hemos debido acomodar el hecho de que en algunas OP ya existen programas, mientras que en otros, aún no se logra y solo reportan sobre “participantes de proyecto”, por el momento. Esta es la razón por la que tenemos estas dos preguntas separadas. Sin embargo, su pregunta es importante y lo estoy incluyendo en la guía para derivar y usar datos el Directorio, que estará listo para julio de este año. Tal y como progresamos en el trabajo de transición a programas y en tanto nuestra comprensión de qué participantes debemos contar, deberíamos reconsiderar esta pregunta también.

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Guía del Usuario


Pregunta: El manual del usuario no da ninguna explicación sobre el caso por el cual la unidad regional no aprueba un pedido. Ya que esto puede ocurrir si notamos que algo está incorrectamente llenado, el manual del usuario puede traer guía sobre esto. Por ejemplo, si hacemos clic en “rechazar”, existe espacio para incluir el por qué se aprobó o no se dio aprobación, de manera que la OP tenga notificación del rechazo, con una explicación? ¿Cómo deberían las OP proceder al reenvío? ¿Se notificará otra vez a la unidad regional?(DRD)

Respuesta:
Se está trabajando en hacer cambios en relación al rechazo de un proyecto y el registro de por qué esto ocurrió. Es posible dejar comentarios sobre por qué un proyecto fue rechazado y por qué necesita cambiar. Cuando un RD o DRD ingresa comentarios sobre por qué el proyecto fue rechazado, todos esos comentarios automáticamente serán enviados al Director de programas de la OP, el coordinador de la unidad regional y el RD/DRD. Para ingresar de nuevo las OP pueden hacer cambios notados en los comentarios y nuevamente comenzar el proceso. Las instrucciones se añaden a la guía del usuario que sale en Julio.

Pregunta: En nuestra región tenemos tanto OPs C-USA y C-Australia. En la descripción de roles y responsabilidades decimos que las OP que no son de CARE USA debería de crear formularios de proyecto y programa ellos mismos, porque el oficial coordinador de la unidad regional en Atlanta no asigna un PN para estas OP (los PN se asignan en Canberra) ¿Se espera que se cargue información sobre el proyecto dos veces para las OP de C- Australia, por ejemplo una vez para el Directorio C-USA y otro para los PIMS de C-Australia? ¿Qué incentivo o ventaja existe para que ellos hagan este doble registro de datos? Si no hay una ventaja, seguramente ellos solo usarán el sistema PIMS, que es un requerimiento de C-Australia.(DRD)

Respuesta: Estamos trabajando con C- Australia en combinar los dos sistemas para que no haya duplicación de esfuerzos. De hecho, mucha de esta discusión con Julia y sus colegas ocurrió durante la reunión de calidad programática en mayo en MERMU. C-Australia está comprometida en eliminar esfuerzos inútiles. Estamos trabajando en hallar cómo transferir los datos PIMS automáticamente al Directorio y haremos arreglos conjuntos con las OP de C- Australia, basándonos en formularios PIMS e ingresando información adicional, que no es recolectada.

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Recursos



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