APERÇU


Le Répertoire des Programmes & Projets était lancé en avril 2010. Depuis lors, différents utilisateurs nous ont envoyés diverses questions et commentaires. Ci-dessous se trouvent des réponses à la plupart des questions communes que les gens avaient à posées. Nous continuerons de partager avec vous les questions et réponses (espagnol , anglais ). Nous les présentons sous forme Foire A Question (FAQ), pour votre utilisation.

Veuillez continuer à nous contacter en utilisant le directoryhelp@care.org pour une réponse plus rapide et nous continuerons à organiser les réponses à vos questions sur le wiki.

Toutes les questions, les inquiétudes et les réponses sont organisées sous ces trois catégories :
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Site du Répertoire et Déroulement du Travail
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Répertoire des Formulaires de Projet et Programme
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Répertoire du Manuel de l’Utilisateur

Il y a aussi une section Ressources au bas de la page où vous avez accès au Manuel de l’Utilisateur en anglaise, en français et en espagnol. .


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Site du Répertoire et Déroulement du Travail


Q. Nous comprenons que chaque fois qu’un projet sera approuvé dans un Bureau National de C-USA, le Chef de projet enverra une demande à l'officier de Liaison de l’Unité Régionale de Gestion à Atlanta pour émettre un Numéro de Projet. L'officier de Liaison d'Unité Régionale de Gestion remplira le formulaire de projet, qui sera alors envoyé à l’Unité Régionale de Gestion pour approbation. Une fois que l'Unité Régionale de Gestion a approuvé la demande, le Numéro de Projet sera émis. Avez-vous des recommandations sur le type de documents que les Bureaux Nationaux doivent soumettre aux liaisons de l’Unité Régionale de Gestion pour qu'ils puissent remplir des formulaires de projet ? Nous pensons que la Proposition de Projet et l'Accord de Mise en œuvre de Projet Individuel (IPIA) - signé par CARE, le CIM approprié et l’Unité Régionale de Gestion – auront un sens. Alors l'officier de liaison RMU pourrait à la fois télécharger ces 2 documents-clés dans le Répertoire, et remplir le formulaire de projet. Il serait très utile pour le personnel de programme dans les Bureaux Nationaux et les Bureaux Régionaux dans MEERMU d’avoir tous les Accords de Mise en œuvre de Projet Individuel (IPIA) et les propositions dans le Répertoire ; nous avons actuellement des archives de propositions approuvées et des Accords de Mise en œuvre de Projet Individuel (IPIA) dans l'Unité Régionale de Gestion - si ces documents avaient été systématiquement téléchargés dans le Répertoire, nous suspendrions nos archives régionales afin d'éviter la duplication). (DRA)

R. Nous devons faire la différence entre les conditions d’émission d’un Numéro de Projet et les conditions d’obtention d’un Code de Financement. L'Accord de Mise en Œuvre de Projet Individuel (IPIA) convient pour les Codes de Financement, mais pas pour les Numéros de Projet. La Proposition de Projet, d'autre part, devrait être soumise pour qu’un nouveau Numéro de Projet soit émis. De manière plus générale, un Numéro de Projet peut être émis même sans une approbation, ou sans un bailleur. Beaucoup de Bureaux Nationaux utilisent le UNR, par exemple, pour développer des concepts pour des projets et des partenariats autour d'eux, pour ensuite commencer à chercher des bailleurs. Pour être émis, un Numéro de Projet n'a pas nécessairement besoin d'une relation contractuelle, telle qu’avec un bailleur. Le Bureau national pourrait aussi soumettre une note de concept si une proposition formelle de projet, financée et ayant un budget n'est pas encore disponible. C'est aussi en accord avec la logique de l'approche programme. Nous travaillons avec les Liaisons de l’Unité Régionale de Gestion sur les modalités de soumission pour l’obtention d’un nouveau Numéro de Projet et les mettrons bientôt chacune à jour avec plus d'informations. Jusqu’à ce qu’on en arrive là, continuez s'il vous plaît à utiliser votre processus existant pour des nouvelles demandes de Numéro de Projet.


Q. L’Unité Régionale de Gestion devrait-elle continuer à approuver les Accords de Mise en Œuvre de Projet Individuel (IPIA) avant qu'ils ne soient soumis à l'officier de liaison de l'Unité Régionale de Gestion pour téléchargement dans le Répertoire? C'est la pratique courante dans le MEERMU pour tous les projets approuvés>200,000 USD et, tel que nous le comprenons, c'est une exigence de CARE INTERNATIONAL. Le cycle serait alors le suivant : les Bureaux Nationaux reçoivent l’approbation - préparent l'Accord de Mise en Œuvre de Projet Individuel (IPIA) – obtiennent l’Accord signé par le CIM approprié et par l'Unité Régionale de Gestion - soumettent l’Accord signé et la proposition à l'officier de liaison d'Unité Régionale de Gestion pour téléchargement dans le Répertoire - la liaison de l'Unité Régionale de Gestion remplit le formulaire de projet et télécharge l’Accord (IPIA) et la proposition - l'Unité Régionale de Gestion approuve le formulaire de projet - le Numéro de Projet est émis. (DRA)

R. Nous œuvrons avec les Liaisons juste sur cette partie du processus d'approbations. Veuillez suivre vos processus existants pour le moment; bientôt nous contacterons chacun, avec de plus amples informations. Nous cherchons des voies pour simplifier encore plus le processus et éliminer des redondances.


Q. Nous comprenons que pour d'autres CIMs les Accords de Mise en Œuvre de Projet Individuel (IPIA) sont considérés comme des sous-accords. Ces Accords (IPIAs) seront-ils téléchargés dans la base de données des sous-accords aussi bien que dans le Répertoire? (DRA)

R. Non, l’un des buts ultimes avec tous les nouveaux systèmes (le Répertoire, la base des données Contrats & Sous-contrats et Ubora) est d’éliminer la duplication. Le Répertoire ne va pas collecter ces sous-accords; ils iront au ASA.


Q. Aussi puisque le Directeur Régional et le Directeur Régional Adjoint chargé de la Qualité des Programmes seront tous les deux notifiés pour des demandes d'approbation de Numéro de Projet, pouvons-nous aussi être notifiés lorsqu’il aura été approuvé ? La raison pour cela est que nous voyageons beaucoup et que c’est possible que nous ne soyons pas en mesure de nous en occuper immédiatement. Donc, si je voyage et que d'une façon ou d'une autre je n'ai pas une assez bonne connectivité pour faire l'approbation en ligne, mon Directeur Régional pourra peut-être le faire, par conséquent, il serait utile que je sois copié sur la notification au Bureau National stipulant que le Numéro de Projet a été approuvé, pour que je sache que ça a été fait. (DRA)

R. Nous y travaillons avec l’équipe de la Technologie de l'information et, des instructions seront envoyées dans le Manuel de l'utilisateur en juillet. Le Directeur National Adjoint-Programme du Bureau National qui a formulé la requête, la Liaison de l'Unité Régionale de Gestion et le Directeur Régional et le Directeur Régional Adjoint (le Directeur Régional Adjoint, si le Directeur Régional a approuvé, et le Directeur Régional, si le Directeur Régional Adjoint a approuvé) seront tous notifiés à la fois pour les approbations et les rejets de nouveaux projets.


Q. Nos bureaux dans les Balkans (la Serbie, la Bosnie et le Kosovo) sont en transition vers CARE Deutschland comme « membre lead » le 1er juillet, mais, ils continueront à être sous la direction de l'Unité Régionale de Gestion jusqu'à la fin de l’Année Fiscale 12. CARE Deutschland devra-t-il émettre des numéros de projet pour ces bureaux ? (DRA)

R. Cette décision serait de plus grande portée et d'une nature différente que le système du Répertoire. S'il est décidé que les bureaux des Balkans continuent à obtenir leurs Numéros de Projet des USA, ils peuvent donc continuer à utiliser le système pour l’émission des Numéros de Projet tel qu’actuellement établi. S'il est décidé que C-Deutschland publiera leurs Numéros de Projet, ils peuvent donc utiliser l'option pour les Bureaux Nationaux non-C-USA et créer simplement des formulaires avec leurs Numéros de Projet. Je recommanderais énergiquement que les Numéros de Projet continuent à être générés de la même manière afin d'assurer la cohérence et la facilité du partage de l'information autour de CI. Cela économiserait aussi beaucoup de travail, étant donné qu’il éliminerait le besoin d’élaborer l’émission des Numéros de Projet dans C-Deutschland. Cependant, comment la production des Numéros Projet est traitée après l’Année Fiscale 12 quand les Balkans sont sous la gestion C-Deutschland, est une décision de gestion. Nous ferons de notre mieux pour agencer cette décision dans le Répertoire une fois que l'on nous fournit plus d'informations sur ce qui arrive après l’Année Fiscale 12. Jusqu’à ce qu’on en arrive là, les bureaux des Balkans devraient utiliser le processus existant pour l’émission des Numéros de Projet telle que décrite dans le Manuel de l'utilisateur.


Q. Qui téléchargera les formulaires de projet/programme - C-Deutschland ou les Bureaux Nationaux? (DRA)

R. Même chose que ce qui précède : si les bureaux des Balkans sont dirigés comme des bureaux non-C-USA et n'ont pas besoin de Numéros de Projet émis de cette façon, ils peuvent donc utiliser les options pour les Bureaux Nationaux non-C-USA dans le Manuel de l'utilisateur et télécharger leurs propres formulaires. Il n'y a aucun besoin réel pour que cette fonction soit transférée à C-Deutschland. Quand C-Deutschland les dirige, il ressemblera à n'importe lequel des autres “membres lead” non-USA, qui ne remplissent pas présentement de fonction directe dans le Répertoire, mais soutiennent plutôt leurs Bureaux Nationaux dans son utilisation. Inversement, aussi longtemps qu'ils continuent comme des Bureaux Nationaux de C-USA, ils peuvent suivre le processus qui consiste à contacter la Liaison, etc., tel que décrit dans le Manuel de l'utilisateur.


Q. D'autre CIMs ont-ils accès au Répertoire et ont-ils été formés sur la façon de l'utiliser (ou, quand seront-ils formés)? (DRA)

R. Tous les staffs de CARE qui ont un nom d'utilisateur de CARE et un mot de passe ont l’autorisation d’accéder au Répertoire. Dans les cas où un nom de l'utilisateur et un mot de passe sont nécessaires, le personnel de n'importe quel membre de CI peut nous contacter par courrier électronique, au directoryhelp@care.org et nous lui créerons un compte. Nous concevons actuellement des modules recevant une formation pour l'utilisation de données du Répertoire, que l'on offrira aussi à chacun. La formation sur la façon d'utiliser le système sera échangée avec les CIMs avant juillet, quand les données seront disponibles pour utilisation.


Q. Il serait utile de savoir qu'à présent dans le WA nous incluons: (DRA)
·
Le Budget du Projet
·
L’Accord (IPIA) signé et/ou tout autre accords spécifiques avec les bailleurs (ce qui signifierait que votre point deux est couvert, nous approuverons l'Accord (IPIA) avant la soumission des numéros de Projet ou avant le téléchargement)
· ·Le formulaire de demande de Numéro de Projet - mais je comprends que ceci est remplacé par le formulaire de Projet dans le Répertoire

R. Sur les renseignements supplémentaires que vous incluez dans le WA : veuillez suivre votre processus existant concernant ce que vous envoyez actuellement aux Liaisons, pendant que nous travaillons sur une fonction dans le Répertoire pour télécharger (et ensuite visualiser) des documents appropriés. Nous devrons travailler pour savoir quels documents sont téléchargés et où (base de données d'ASA, Répertoire, etc.) et nous répondrons chacun avec plus d’informations.


Q. Aussi, pour les Bureaux Nationaux sous le CAP, tous les nouveaux Projets exigent une analyse complète des risques et un plan de gestion qui est approuvé par l'Unité Régionale de Gestion et par Atlanta avant toute émission d'un Numéro de Projet. (DRA)

R. Oui, pour l'instant, veuillez continuer à faire ce que vous faites présentement pour eux. Nous travaillons avec les Liaisons et à leur tour ils travaillent avec les Unités Régionales de Gestion, pour trier les documents qui seraient utiles à télécharger et dans quel processus ou quel ordre, pour qu'il n'y ait aucune duplication de travail, mais aussi que nous ne manquons pas non plus d'informations importantes liées à l'approbation de projets. Si vous continuez à envoyer aux Liaisons ce que vous devez actuellement leur envoyer pour les Bureaux nationaux sous le CAP, ils sauront comment les traiter quand un Numéro de Projet est nécessaire. Veuillez être patients avec nous pendant que nous mettons au point ces processus : nous savons que le système n'est pas parfait, mais nous y travaillons.


Q. Concernant le processus d'approbation de Numéro de Projet : je pense vraiment que les Bureaux Nationaux devraient remplir le formulaire de projet pour les nouveaux projets pour qu'ils puissent économiser du temps pour la liaison de l’Unité Régionale de Gestion et éviter aussi qu’ensuite les Bureaux Nationaux fassent trop de corrections de ce formulaire de projet. C’est un double travail. Les Bureaux Nationaux doivent envoyer les informations aux liaisons de toute façon, alors pourquoi ne pas les laisser soumettre ces informations par le formulaire? (DRA)

R. C'est une suggestion intéressante. Quand nous avons commencé à concevoir le déroulement des tâches dans le système, un fort retour d'informations nous a dit que nous devrions garder d’une part le travail d'entrée et d’autre part de travail de mise à jour de données partagé entre les Liaisons et les Bureaux Nationaux afin de garder la charge de travail de chacun sous contrôle. Cependant, nous prenons en considération quelques nouvelles suggestions sur le déroulement du travail et des questions avec le groupe de Liaison de l'Unité Régionale de Gestion et, j'inclurai cette suggestion dans la liste. Nous devrons soigneusement considérer et discuter avec ce groupe, et revenir ensuite vers chacun avec tout changement.


Q. Nous avons aussi les bureaux Nationaux CARE France et de CARE Canada; j'avais supposé qu'il ne leur serait pas exigé d’utiliser le Répertoire - est ce correct? (DRA)

R. Concernant les bureaux Nationaux de CARE France et CARE Canada : le Répertoire a le mandat de CI et est un processus qui est propriété de CI et est unique en son genre. Comme tel, il est exigé de tous les Bureaux nationaux, indépendamment du “membre lead”. La seule partie dont les Bureaux nationaux non-C-USA sont exemptée est le processus d’émission des nouveaux Numéros de Projet suivi par C-USA. Le Manuel de l'utilisateur a des sections spéciales pour les Bureaux Nationaux non-C-USA sur la façon de contourner ce processus et faire les formulaires du Répertoire. Veuillez faire en sorte que ces Bureaux Nationaux contactent par courrier électronique le directoryhelp@care.org, s’ils ne voient pas clair ou s’ils ont besoin d'instructions et assistance spéciales, nous sommes heureux de le leur fournir.


Q. Il serait aussi utile de nous faire connaître la date à laquelle les nouvelles règles entrent en jeu - puisque nous avons à présent beaucoup de demandes de Numéro de Projet pour les urgences et nous utilisons notre processus 'habituel'. (DRA)

R. La date d’entrée en jeu du Répertoire était le jour où Marcy Vigoda l'a envoyé. Il est en marche: hors ligne dans toutes les 3 langues; en ligne en anglais pour le moment et en français et en espagnol le 19 mai. Les Bureaux Nationaux sont libres de commencer à entrer les données maintenant pour qu’ils ne soient pas à court de temps à la fin de l'année. Veuillez continuer à envoyer aux Liaisons ce que vous aviez l’habitude de leur envoyer pour les Numéros de Projet et, nous reviendrons vers vous avec tout changement à ce processus. Autrement, tout est en marche tel que décrit dans le Manuel de l'utilisateur et fonctionne maintenant.


Q. Veuillez également aussi nous le faire savoir si nous sommes tenus de télécharger des projets régionaux? (DRA)

R. Concernant les projets régionaux: chaque bureau national qui a un numéro de projet pour ce projet doit lui élaborer un formulaire. S'il a un numéro de projet parce qu'il participe à ce projet, il doit écrire dans l'annuaire sa part dans ce projet. Dans le formulaire de projet, il est important de compléter soigneusement la question 2 et la question 4 pour les projets régionaux. La question 2 demande quel bureau national soumet le formulaire; La question 4 demande quels autres bureaux nationaux dans la région font partie du projet. Si l’Unité Régionale de Gestion demande un numéro de projet séparé pour ce projet, sa liaison créera aussi bien un formulaire séparé.


Q. Alors, notre message aux Bureaux Nationaux devrait-il être « commencez à télécharger les formulaires de projet pour vos projets en cours tout en continuant à suivre les procédures existantes pour l'émission des numéros de projet jusqu'à nouvel ordre » ? (DRA)

R. Oui, précisément, ils devraient continuer à envoyer aux liaisons ce qu'ils leur ont toujours envoyé pour de nouveaux numéros de projet, et devraient s’employer à télécharger les données sur des projets existants (et des programmes, si possible) avec numéros de projet existants.

Juste un mot sur les programmes : nous savons que beaucoup de programmes en sont encore aux étapes initiales de la conception et le personnel peut ne pas se sentir comme s’ils ont autant à dire sur eux que sur les projets, sur lesquels nous sommes plus en confiance de faire des rapports. Cependant, il serait important d’élaborer des formulaires de programme et y saisir ce qu’ils peuvent. Par exemple, l'Egypte devrait déjà faire un formulaire de programme pour le programme WE, même s’ils savent que la façon de penser et l'information pourraient changer. Veuillez encourager votre Bureau National à ne pas attendre jusqu'à ce qu'ils aient « l'information complète » - les formulaires de programme sont flexibles et, ils devraient les élaborer. De cette façon, nous pouvons faire le comptage et la cartographie, et éliminer la nécessité de maintenir de diverses matrices et différentes demandes d'information autour de PQI.


Q. Nous nous rendons compte également que les Bureaux Nationaux devraient conclure la saisie de données entre avril et le 1er juillet. Est-ce que vous enverrez des mises à jour aux Directeurs Régionaux Adjoints – Qualité des Programmes pour nous aider à connaître l’état des mises à jour? (DRA)

R. Concernant l'envoi des mises à jour des statuts des données aux Directeurs Régionaux Adjoints – Qualité des Programmes: vous pouvez en fait voir vous-même quel Bureau National a entré quels formulaires, et vous pouvez faire ceci aussi souvent que vous le souhaiterez, et voir tout ce qui a été entré dans le système à la date où vous ouvrez une session. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :


Pour visualiser tous les projets:
1) Connectez-vous
2) Choisissez l'onglet RD/DRD
3) Cliquez sur le lien « Visualiser Tous les Formulaires de Projet » du côté inférieur droit de la page
4) Vous serez dirigés vers le Répertoire de projet. Cliquez sur la colonne « Bureau National » et une liste déroulante apparaîtra où vous pouvez choisir l'ordre décroissant ou croissant pour trier tous les formulaires.
5) Faites défiler l'écran jusqu’à la liste des projets dans le pays d'intérêt. Ici, vous pouvez visualiser la liste des projets pour ce Bureau National. Cliquez sur « Nom de Projet » pour ouvrir le dossier si vous voulez visualiser un formulaire de projet spécifique.


Pour visualiser tous les programmes:
1) Connectez-vous
2) Choisissez l'onglet RD/DRD
3) Cliquez sur le lien « Visualiser Tous les Formulaires de Programme » du côté inférieur droit de la page
4) Vous serez dirigés vers le Répertoire de projet. Cliquez sur la colonne « Bureau National » et une liste déroulante apparaîtra où vous pouvez choisir l'ordre décroissant ou croissant pour trier tous les formulaires.
5) Faites défiler l'écran jusqu’à la liste des programmes dans le pays d'intérêt. Ici, vous pouvez visualiser la liste des programmes pour que ce Bureau National. Cliquez sur « Nom de Programme » pour ouvrir le dossier si vous voulez visualiser un formulaire de programme spécifique.


Q. Je viens juste d’entrer dans le Répertoire et il n'y a aucun formulaire de projet ou de programme. Est-ce à dire que globalement personne n’a encore téléchargé? (DRA)

R. Si vous ne voyez aucun formulaire, ceci signifie que personne n'a encore téléchargé quoi que ce soit. Dès que les Bureaux Nationaux y auront mis des formulaires, vous devriez pouvoir les voir (et pas simplement pour votre région particulière mais pour tous). Continuez à vérifier; Je vous alerterai également si j'en vois entrer un en provenance de WA.


Q. J'ai perdu mon mot de passe - comment est-ce que j'accède au Répertoire? (Staff du BN)

R. Veuillez envoyer un courrier électronique au directoryhelp@care.org et nous nous emploierons ensemble à réinitialiser votre mot de passe.


Q. Beaucoup de gens dans le Bureau National ont besoin d’accès au Répertoire mais n’ont présentement pas de compte DOMAINECARE ou Bureau National. Que faire? (Staff du BN)

R. Veuillez envoyer un courrier électronique au directoryhelp@care.org avec les noms de ces staffs et nous allons nous y employer avec l’équipe des Technologies de l’Information pour leur créer des comptes.


Q. Lorsque nous avons essayé de soumettre notre formulaire, nous avons été renvoyés à la fenêtre de connexion et nous avons perdu les données déjà entrées pendant ce processus. Qu’est-ce qui n’a pas marché ? (Staff du BN)

R. Si vous travaillez sur des formulaires en ligne, le système a été réglé pour se déconnecter après 1 heure. Vous devez cliquer sur ‘soumettre’ (à la 4ème étape du formulaire) sur l’heure ou avant qu'une heure ne soit passée sinon vos données seront perdues. Si vous ne pouvez pas accomplir votre saisie de données dans une heure, soumettez le formulaire, puis suivez les instructions du manuel de l'utilisateur pour mettre à jour les formulaires existants.

Veuillez décider soigneusement si l'option en ligne ou hors ligne (d'Excel) est la meilleure pour votre Bureau National, sur base de votre situation de connectivité. Si vous êtes en train de perdre des données non pas parce que le système se déconnecte automatiquement après l’heure mais plutôt parce que votre connexion internet se détraque, le fait d’utiliser les formulaires Excel à la place peut vous épargner du temps et du travail. Il vous est également donné l'option de les mettre à jour en ligne plus tard, si votre connectivité s'améliore.


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Formulaires du Répertoire



Q. Pouvez-vous clarifier s’il vous plaît ce que c'est qu’un code de programme ? Nous ne pensons pas que ceux-ci ont été employés dans la région de MEERMU jusqu'ici. Toute recommandation sur la façon d’utiliser des PCs dans SCALA serait la bienvenue. (DRA)

R. Les codes de programme sont des numéros que l'équipe ‘Impact du Programme’, l'équipe d'Ubora, et l'équipe de Lora Wuennenberg développent de manière transversale à travers les divisions. Ils seront semblables aux Numéros de Projet mais pour des programmes, et seront maintenus uniformes à travers les divisions de C-USA pour nous permettre de combiner facilement et sans problèmes des données programmatiques avec les données des bailleurs et des données financières avec des données de performance organisationnelle. Nous parlons également avec d'autres membres de CI au sujet de leur adoption à plus large échelle. Ils sont en cours de développement pendant que nous parlons. Dans les formulaires de Répertoire (hors ligne et en ligne), les espaces pour des Codes de Programme sont actuellement bloqués. Dès que les Codes de Programme seront prêts à sortir, nous enverrons des instructions et dégagerons les espaces appropriés. Ainsi, ne vous tracassez pas de les entrer pour le moment, et les orientations que vous demandez viendront bientôt.


Q. Serons-nous capable de changer le nom de Projet pour un numéro de projet spécifique à l’avenir ? L’un des projets en cours pourrait changer et devenir quelque chose de différent et, nous envisageons de changer son nom. Nous voudrions utiliser un nom pour un programme spécifique cette Année Fiscale et le mettre à jour en un nom DIFFERENT pour le MEME Numéro de Projet l’Année Fiscale suivante. Est-ce que ce serait possible ? (Staff du BN)

R. C'est une bonne question concernant des Noms de Projet. Si votre projet se transforme en quelque chose de si différent que vous changez de nom, tel que vous le dites, vous devriez lui obtenir un nouveau Numéro de Projet. Actuellement, le système du Répertoire désactive le nom du projet et le nom du dossier que vous téléchargez pour lui. Si vous avez un dossier de l’ancien projet dans le Répertoire, puis vous entrez et changez le nom et les données dans ce formulaire, les anciennes informations disparaîtront et nous n'aurons aucun enregistrement du travail précédent. Ainsi, au lieu d’apparaître comme si vous aviez exécuté le projet A de mai à décembre, puis continué le projet B de décembre à mars, il apparaîtra seulement comme si vous n’avez exécuté que le projet B. Vous ne devriez pas non plus réutiliser le même ancien Numéro de Projet pour les travaux récents qui se sont transformés en quelque chose de différent.
Au lieu de cela, vous devriez : obtenir un nouveau Numéro de Projet pour le nouveau projet avec un nouveau nom ; créer un formulaire séparé pour lui ; dans ce formulaire, prenez bien soin de répondre à la question qui demande si ceci est la continuation de travaux précédents ou d'un projet précédent. De cette façon, vos anciennes données ne seront pas perdues.


Q. Concernant la liste des groupes d’impact dans tous les deux formulaires: (DRA)
-
Pouvons-nous regrouper un peu les catégories de groupes d’impact : ex. placer les catégories ‘femmes chefs de ménages et veuves’ directement après la catégorie ‘femmes’ ou les placer quelques choix plus loin, et mettre les différents groupes des minorités ensemble, etc.
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j’ajouterais les ex-combattants dans la liste des groupes d’impact;
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Nous avons besoin des notes de bas de page pour certains groupes d’impact : par exemple, ‘jeunes’ est parfois défini d’une manière large dans certains pays et, quelquefois les Bureaux Nationaux adoptent ces définitions mais qui est-ce que le Atlanta défini comme « jeunes, dans quelle tranche d’âge ?
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Quelle est la différence entre « petits éleveurs » et « ceux qui sont engagés dans l’agriculture de subsistance » ? Dans notre contexte, la ligne de démarcation est très fine ; encore une fois nous avons besoin d’une définition ;
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La traduction française de « pastoralists » devrait inclure « les éleveurs nomades» étant donné que tous les « éleveurs » ne sont pas nécessairement nomades
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Il y a des groupes quelque peu arbitraires tels que « personnels de santé », alors pourquoi pas inclure « enseignants » etc. ?

R. Ce que nous avons maintenant est basé sur l’information présentement existante ou des programmes en cours d’élaboration au moment de la compilation de cette liste de descripteurs (d’où les catégories telles que « personnel de santé »). C’est supposé être un peu large pour que nous puissions capturer les divers Groupes d’Impact avec lesquels les Bureaux Nationaux sont en train de travailler, tout en conciliant les capacités de l’équipe des Technologies de l’Information de cette plate-forme particulière à filtrer les données (partant, la capacité à choisir de multiples descripteurs, tels qu’à la fois ‘femmes’ et ‘veuves’). C’est certainement possible de regrouper les catégories décrivant les groupes d’impact et d’ajouter des autres descripteurs selon la nécessité. Une année d’expérience avec le système et les données que les Bureaux Nationaux soumettent nous montrera ce qui a besoin de changer ou d’être affiné. Nous nous préparons donc à faire une revue de ce qui entre et de tous les retours d’information tels que ce que vous venez de partager, et affiner le tout pour la prochaine édition basée sur tout cela. Nous allons sauvegarder votre réaction, la compiler avec tout ce qui entre vers nous, et vous consulter une fois de plus sur les changements que nous avons besoin d’apporter pour l’Année Fiscale 11, pour que le processus soit mieux pensé et plus systématique que la manière dont les choses avaient été changée dans le sondage précédent, dans un mode fragmentaire. Ceci assurera la continuité et l’aspect longitudinal de nos données. Veuillez donc continuer à nous envoyer vos réactions, elles seront toutes considérées et incorporées, et c’est très important pour améliorer le sondage.


Q. La question sur les groupes-cibles devrait être référée aux « Groupes-cibles » puisqu’un programme aura des multiples groupes cibles. (DRA)

R. Vous avez certainement raison. Beaucoup de Bureaux Nationaux ont des multiples Groupes d’Impact. Ils sont libres de les entrer tous, et le changement nécessaire est noté.


Q. Concernant la mesure de l’impact: Tandis que je suis d'accord avec l'idée de donner la priorité aux données d'impact sur l’empowerment des femmes et la gouvernance par ordre de priorité, l’obligation de rapporter sur ces détails pour tous les projets et programmes (tel que mentionné dans le tableau orange avec explication) m’inquiète un peu et je ne pense pas que ce soit faisable. Comment vous attendez-vous à ce qu’un programme pour les jeunes garçons ex-combattants au Sud-Soudan puisse rapporter sur l’empowerment des femmes ? Naturellement, un changement d’attitude dans ce groupe aura certainement un impact positif sur les femmes et il y a des activités qui seront entreprises avec un Groupe d’Impact sur lequel nous pouvons rapporter en termes de production (hommes et garçons touchés, etc.) mais je ne pense pas que nous pouvons nous attendre à ce qu’un tel programme rapporte sur les données d’impact de l’empowerment des femmes. Je pense qu’il y a besoin de repenser tout ceci. Je pense aussi que nous devons clarifier le fait que les Bureaux Nationaux ne peuvent pas être tenus de rapporter annuellement sur les indicateurs d’impact ; ceci pourrait engendrer au niveau du Bureau National des coûts pour lesquels il n’y aurait pas d’argent, par ailleurs, entreprendre des évaluations d’impact sur base annuelle n’a pas beaucoup sens, de toute façon. Est-ce que ceci peut être ajouté dans les tableaux orange ? (DRA)

R. La décision de prioriser l’empowerment des femmes et la gouvernance était basée sur beaucoup de contributions et de débats, et est le compromis des différentes opinions – et, en tant que tel, fonctionnera pour certains mais pas pour d’autres. Vous venez de faire quelques remarques valides qui devront encore être résolues avant le lancement des niveaux d’impact et des résultats de la collecte des données l’année prochaine. Je suggérerais que la question de la mesure de l’impact de l’empowerment des femmes soit considérée à la réunion prochaine qui aura lieu à la fin de ce mois au Caire. Je serai heureux d’apporter dans le Répertoire tout changement qui reflèterait une décision collective. Nous pouvons aussi tester tout ce qui nous paraît meilleur avant le lancement vers tous les Bureaux Nationaux, étant donné que l’idée c’est d’opérer l’année prochaine un lancement minutieux, délibérément fait par phases, des portions de l’impact et des résultats avant de demander à tous de faire du rapportage à ce niveau-là.

Votre clarification du fait que les Bureaux Nationaux ne sont pas tenus de faire un rapport annuellement sur l’impact est absolument correcte. Nous sommes en train de rédiger des recommandations sur la mesure de l’impact global, qui doivent aller avec les indicateurs d’impact et de résultats. Il exposera et clarifiera la fréquence de la collecte de données et le rapportage sur ces niveaux plus élevés. Nous visons à ce que cette recommandation soit rédigée au plus tard à la fin de cette année fiscale, et soit sûr de circuler et recevoir encore votre contribution. Nous retenons ceci dans les formulaires mêmes du Répertoire jusqu’à ce que cette recommandations soit examinée et finalisée, mais votre importante remarque ne sera pas absente lorsque la recommandation est envoyée et que le rapportage sur le niveau de l’impact démarre.


Q. Formulaire de Projet: je pense que le groupe-cible devait être compté pour répondre à la question « combien de personnes participent au projet” mais la recommandation qui est dans le tableau orange ne le dit pas. Les groupes-cibles participent parfois plus que les groupes d’impact. J'estime qu'il y a une Déconnexion entre la question (autour de la participation dans le projet) et les conseils (combien de gens seront touchés). (DRA)

R. C’est aussi une excellente remarque. Lors de la rédaction des questions et des instructions, nous étions obligés de combiner quelques notions de programme avec quelques notions de projet, et de prendre en considération les besoins à la fois du personnel de programme et du personnel de communication, par exemple, qui perçoivent de manières quelque peu différentes le comptage du « nombre de personnes que nous avons touchées ». Il nous fallait aussi nous accoutumer au fait que quelques Bureaux Nationaux travaillent déjà avec les Groupes-Cibles dans les programmes, pendant que d’autres n’y sont vraiment pas encore et vont faire le rapportage seulement sur « les participants au projet » pour le moment. C’est pourquoi il nous fallait avoir ces deux questions distinctes. Cependant, votre remarque est importante et je l’insère dans le conseil en ce qui concerne l’obtention et l’utilisation des données du Répertoire, ce qui sera prêt au plus tard en juillet, cette année. Alors que nous progressons dans notre travail sur l’approche programme et sur notre compréhension de celui qui fait le comptage et comment, transversalement dans toutes les parties de l’organisation sans compter les programmes, nous devrions aussi revisiter cette question.


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Le Manuel de l’Utilisateur du Répertoire



Q. Concernant l’approbation de l’Unité Régionale de Gestion : le manuel de l’utilisateur ne donne aucune explication sur les cas où l’Unité Régionale de Gestion n’approuve pas une demande. Puisque ça peut arriver, si nous remarquons quelque chose qui n’est pas correctement rempli, le manuel de l’utilisateur devrait avoir un conseil là-dessus. Par exemple, si on clique sur ‘rejeter’, y a-t-il de l’espace pour inclure la raison pour laquelle l’accord n’a pas été donné pour que le Bureau National reçoive une notification du rejet, avec une explication ? Comment les Bureaux Nationaux devraient-ils procéder pour soumettre de nouveau ? Est-ce que l’Unité Régionale de Gestion sera encore notifiée ? (DRA)

R. Nous sommes en train d’y travailler pour apporter les changements concernant le rejet d’un projet et la raison pour laquelle il était rejeté et ce qui a besoin de changer. C’est possible d’y laisser des commentaires sur la raison pourquoi il a été rejeté et sur ce qui a besoin de changer. Lorsque le Directeur Régional ou le Directeur Régional Adjoint entre un commentaire sur la raison pourquoi le projet a été rejeté, ces commentaires seront automatiquement envoyé au Directeur National Adjoint chargé des Programmes du Bureau National ayant fait la requête, à la liaison de l’Unité Régionale de Gestion et au Directeur Régional/Directeur Régional Adjoint (au Directeur Régional Adjoint si le Directeur Régional a rejeté et a commenté, et vice-versa). Pour soumettre de nouveau, les Bureaux Nationaux peuvent apporter les changements notés dans les commentaires, puis soumettre encore une fois à la liaison pour initier la même procédure. Des instructions sont en train d’être ajoutées à la Publication du Manuel de l’Utilisateur sortant en juillet.


Q. Dans notre région nous avons à la fois les Bureaux Nationaux de C-USA and ceux de C-Australie. Dans vos descriptions des rôles et responsabilités, vous dites que les Bureaux Nationaux non-CARE USA devraient créer eux-mêmes les formulaires de projet et de programme parce que l’officier de liaison de l’Unité Régionale de Gestion à Atlanta n’émet pas de Numéros de Projet pour ces Bureaux Nationaux (les Numéros de Projet sont émis par Canberra). Est-ce que les Bureaux Nationaux de C-Australie sont tenus de télécharger deux fois les informations sur leurs projets, c’est-à-dire une fois dans le Répertoire de C-USA et une fois dans les PIMs de C-Australie ? Quelle motivation/quel avantage y aurait-il pour eux de faire ce double téléchargement ? A moins qu’il n’y ait un avantage, c’est probable qu’il n’utilise que les systèmes de PIMs, qui est une exigence de C-Australie. (DRA)

R. Nous nous employons avec C-Australie à combiner les deux systèmes pour qu’il n’y ait aucune duplication. En fait, il y a eu beaucoup de discussion avec Julia et ses collègues lors de la réunion du MERMU PQ l’autre semaine. C-Australie s’engage à soutenir le partage de connaissance au sein de CI, et nous sommes tous engagés à éliminer tout effort redondant. Nous nous employons à découvrir comment transférer automatiquement les données PIMs dans le Répertoire, et nous allons faire des arrangements conjoints entre les Bureaux Nationaux de C-Australie et de C-USA quant au pré-remplissage de leurs formulaires de Répertoire sur base des formulaires PIMs et à la saisie d’informations supplémentaires que les PIMs ne collecte pas.

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